DESAIN
ORGANISASI II
Aspek-aspek
Pengorganisasian
·
Identifikasi dan klasifikasi aktivitas-aktivitas yang diperlukan
·
Pengelompokkan aktivitas-aktivitas dari segi sumber daya dan situasi
·
Pendelegasian otoritas
·
Koordinasi relasi otoritas dan informasi secara hirizontal dan vertical
Elemen-elemen dalam desain organisasi
n
The operating core : Pegawai yan mengerjakan pekerjaan dasar
(produksi/jasa)
n
The strategix apex : Manajer tingkat puncak, yan bertanggung jawab
keseluruhan organisasi itu.
n
The middle line : Para manajer yang menjadi penghubung operating
core dengan strategic apex.
n
The technostructure : Para analis yang mempunyai tanggung jawab
untuk melaksanakan bentuk standardisasi tertentu dalam organisasi.
n
The support staff : Orang-orang yang mengisi unit staf, yang
mendukung secara tidak langsung kepada organisasi.
n
PRINSIP-PRINSIP ADMINISTRASI (Fayol)
n
1.
Division of Labor/Work
n
2.
Authority and Responsibility
n
3.
Discipline
n
4.
Unity of Command
n
6.
Subordination of Individual Interest to the Common Good
n
7.
Remuneration
n
8.
Centralization & Decentralization
n
9.
The Hierarchy
n
11.
Equity
n
12.
Stability of Staff
n
13.
Initiative
n
14.
Esprit de Corps
Weber
n
1.
Adanya Pembagian Kerja
n
2.
Adanya Hierarki Posisi.
n
3.
Aturan Formal dan Regulasi
n
4.
Hubungan yang Impersonal
n
5.
Kompetensi khusus dan latihan merupakan kriteria utama kedudukan administratif
n
6.
Memperkerjakan karyawan berdasarkan kompetensi
CIRI-CIRI
STRUKTUR SEDERHANA
n
Kompleksitas rendah
n
Sedikit formalisasi
n
Sentralisasi pada seseorang à memperoleh informasi yang penting dan dapat
bertindak secara cepat
n
Rentang kendali yang lebar
KEBAIKAN
STRUKTUR SEDERHANA:
n
Sederhana, cepat fleksibel, dan sedikit biaya yang
dikeluarkan.
n
Struktur tidak rumit sehingga pertanggungan
jawabannya jelas.
n
Anggota dengan mudah menyesuaikan diri dengan misi
dan visi organisasi
KEKURANGAN
/ KELEMAHAN
q
Penggunaan terbatas
q
One man show à penyalahgunaan
kekuasaan
q
Tergantung seseorang à halangan tetap akan mengakibatkan goncangan dan
mungkin kehancuran organisasi, karena pusat pengambilan keputusan hilang dengan
mendadak, apalagi jika kaderisasi tidak berjalan dengan baik.
KEGUNAANNYA
n
Organisasi kecil, pegawai sedikit, Pekerjaan dalam
perusahaan dilakukan berulang-ulang.
n
Tahap permulaan organisasi berdiri
n
Lingkungan sederhana dan dinamik, organisasi
mengalami krisis sehingga manajemen
puncak ingin mengontrol langsung.
CIRI
BIROKRASI MESIN
n
Adanya standarisasi yang kuat, SOP yang banyak dan
terperinci, peraturan yang diformalisasikan, tugas-tugas yang dikelompokkan ke
dalam departemen-departemen fungsional
n
Wewenang disentralisasi, pengambilan keputusan
mengikuti rantai komando, struktur administrasi yang rumit, perbedaan yang
tajam antara tugas staf dan lini. Peraturan meresap di seluruh struktur
n
Bagian yang
memegang peran adalah bagian technostructure à di bagian ini ditempatkan staf ahli analis
yang menciptakan time and motion study, ahli analisa sistim dan
prosedur, ahli job analysis, dan job description.
n
Dasarnya
departemen fungsional, keahlian yang sama dan ada hubungan dalam tugas di
kelompokkan dalam kelompok yang sama (Bag Produksi, Bag R&D)
Kelebihan,
Kekurangan dan Kegunaan
Kelebihan:
n
Mampu melakukan aktivitas yang distandardisasi
sehingga dicapai efisiensi yang tinggi.
n
Para spesialis dalam satu wadah mencegah duplikasi
tugas dan peralatan, mudah melakukan koordinasi karena “bahasa yang sama.”
Kelemahan:
n
Bisa terjadi konflik antar departemen/ unit (esprit
de corps berlebihan)
n
Berlebihan
dalam berpeang pada peraturan, bisa efisien bila departemen menghadapi masalah
yang sama diwaktu sebelumnya.
Kegunaan
:
n
Cocok untuk organisasi
berukuran besar
n
Lingkungan
stabil dan teknologi yang sederhana
n
Pekerjaan
rutin yang dapat distandardisasi.(Post office)
Birokrasi
Profesional
n
Lahir karena perkembangan ilmu pengetahuan dan
kebutuhan ahli yang profesional untuk menghasilkan barang dan jasa
n
Pada struktur birokrasi profesional ini, anggotanya
banyak spesialis yang sangat terlatih di operating core –nya.
n
Para profesional tersebut memperolah ketrampilan
melalui pendiikan formal bertahun-tahun (MSi, S-1) sebelum memasuki organisasi
itu (setelah?)
n
Ciri khas : menggabungkan antara standarisasi
dan desentralisasi.
Contoh :
Museum, rumah sakit, perpustakaan, kantor akuntan.
KEKUATANNYA
n
Dapat mengerjakan tugas yang terspesialisasi
(membutuhkan keterampilan profesional yang sangat terlatih) dengan efisiensi
yangrelatif sama seperti yang terdapat di dalam birokrasi mesin
KELEMAHAN
n
Ada kecenderungan berkembang konflik antara sub unit
n
Fungsi-fungsi profesional mencoba mengejar tujuan sempit
mereka, sering membuat kepentingan fungsi lain dan organisasi tampak menjadi
tidak penting
n
Spesialis pada birokrasi profesional bersifat
tertekan oleh tekadnya untuk mengikuti peraturan. Hanya saja peraturan tersebut
dibuat oleh para profesional itu sendiri dan ini merupakan hambatan terhadap
efektivitas organisasi bila standar tersebut sangat kaku dan tidak dapat
disesuaikan dengan kondisi yang unik atau berubah
STRUKTUR DIVISIONAL
n
Memiliki Sejumlah unit yang otonom, mirip birokrasi
mesin yang di koordinasi oleh kantor pusat.
n
Manajemen menengah/manajer divisi à otonom kekuasaannya.
Diberi wewenang keputusan strategis dan operasional
n
Mempunyai kantor pusat yang sentral yang mendukung
devisi-devisi tersebut.
n
Sebenarnya dalam struktur divisional divisi-divisi
mewakili sekelompok ”perusahaan kecil” yang didisain sebagai birokrasi mesin
n
Divisi-divisi merupakan kelompok-kelompok fungsional
dengan pembagian kerja yang tinggi, formalisasi yang tinggi.
Kelebihan
dan Kekurangan
n
Dengan diberi wewenang penuh akan memfokuskan diri
pada hasil
n
Kantor pusat terbebas dari daetail pekerjaan
sehari-hari (rutinitas).
n
Kegagalan salah satu divisi tidak akan merambat ke
divisi yang lain, apalagi apabila tidak ada divisi, kegagalan akan terjadi di
seluruh organisasi.
n
Mengutamakan tujuan divisi-divisi, daripada tujuan
organisasi secara keseluruhan
n
Duplikasi sumberdaya
n
Konflik antar divisi
n
Pegawai sulit dimutasikan ke divisi lainnya (masalah
koordinasi) misal Divisi Farmasi sulit dipindah ke divisi perkebunan.
n
Divisi bisa bersaing kalau pelanggannya sama
misalnya : Astra dalam menjual mobil beda merek ke pelanggannya.
n
Innovasi satu divisi sulit diterapkan ke divisi
lain.
ADHOCRACY
n
Contoh group pembuat film. Terdiri dari sutradara,
produser, penulis skenario, editor film, penata set, dan banyak sesialis
lainnya, dengan tujuan tunggal membuat film dengan judul tertentu.
n
Karena tidak ada formalitas, maka kadang-kadang
aktivitas tumpang tindih.
n
Sifat organisasi sementara
n
Tidak ada heirarchi yang mantap, dan tidak ada
departemen yang permanen. Organisasi diisi oleh orang-orang pofesional yang
tinggi.
n
Tidak ada prosedur standar untuk menghadapi masalah
rutin (tidak ada fomulasi peraturan)
n
Deferensiasi horisontal dominan, sedang deferensiasi
vertikal rendah,formulasi rendah, desentralisasi, fleksibilitas dan daya tanggap
tinggi
n
Technostructure hampir tidak ada- hanya sekumpulan
talenta keahlian dan tanpa memperhatikan heirarchi
n
spsialisasi dari berbagai disiplin diperlukan untuk
bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama, tugas-tugas teknis yang tidak
terprogram, dan terlalu komplek untuk ditangani oleh satu orang. Tidak ada
hubungan atasan bawahan yang jelas.
n
Pemilihan adhocracy karena flexibilitas, dan setelah
selesai dibubarkan, meskipun tidak efisien.
Perbedaan
antar Desain struktur
Karak-teristik
|
Struktur
sederhana
|
Birokrasi mesin
|
Birokrasi
profesional
|
Struktur
divisional
|
Adhocracy
|
SPESIALISASI
|
Rendah
|
Fungsional tinggi
|
Sosial tinggi
|
Fungsional tinggi
|
Sosial tinggi
|
FORMALISASI
|
Rendah
|
Tinggi
|
Rendah
|
Tinggi di antara divisi-divisi
|
Rendah
|
SENTRALISASI
|
Tinggi
|
Tinggi
|
Tinggi
|
Rendah terbatas
|
Rendah
|
LINGKUNGAN
|
Sederhana & dinamis
|
Sederhana &
Stabil
|
Kompleks & stabil
|
Sederhana & stabil
|
Kompleks & dinamis
|
KLASIFIKASI STRUKTURAL UMUM
|
Organik
|
Mekanistik
|
Mekanistik
|
Mekanisik
|
Organik
|
SBU,
STRUKTUR MATRIKS DAN STRUKTUR JARINGAN
•
Apabila kondisi menjadi seperti dibawah ini :
- Ketidak pastian meningkat terus
- Metode teknologi yang
dipergunakan semakin canggih
- Ukuran dan lingkup bisnis
perusahaan makin meningkat
- Pesaing multi industri makin
banyak
- Ketrampilan dan pengetahuan pimpinan
dan karyawan makin baik.
Maka
dipergunakan SBU, Matrix atau struktur jaringan.
Rekayasa
Ulang :
Merupakan
pendekatan baru dalam implmentasi strategi yang dapat digunakan untuk
meningkatkan kinerja organisasi. Yang meliputi:
- Mengkaji ulang dasar-dasar cara
kerja selama ini.
- Reorganisasi, menyesuaikan
struktur dengan lingkungan
- Sistim pengukuran kinerja baru
- Sistim nilai baru, dengan
orientasi yang lebih besar pada pelanggan
-
Struktur
matriks berguna bila lingkungan eksternal (khususnya aspek teknologi dan
pasarnya) bersifat kompleks dan sangat berubah-ubah.
-
Kelemahan
: menimbulkan konflik-konflik mengenai tugas, wewenang, dan alokasi sumberdaya.
-
Bentrokan
antar manajer proyek dan manajer fungsional kadang-kadang tidak dapat
dihindari.
JENIS-JENIS :
(1) Temporary cross-functional task force
(2)
Dual authorities structure
DIAGNOSE
TAHAP KEMUNDURAN ORGANISASI
TAHAP
|
SITUASI
|
PERTANYAAN
|
KEBUTAAN
|
Manajer tidak menyadari bahwa ada perubahan eksternal maupun internal
yang mengancam ketahanan hidup perusahaan
|
Apakah cukup tersedia sistim pemantauan yang mampu memberitahu peluang
dan ancaman jangka panjang?
|
BERDIAM DIRI
|
Manajer tidak melakukan apapun, tetapitahu bahwa kinerja perusahaan
menurun.
|
Apakah informasi digunakan untuk koreksi?
|
TINDAKAN YANG SALAH
|
Kemunduran berjalan terus, namun manajemen meresponnya salah. Hanya
melakukan efisiensi dan pengendalian anggaran saja.
|
Apakah pembuat keputusan menggunakan informasi denangan tepat utk
solusi yang baik?
|
KRISIS
|
Sumberdaya habis terkuras, dan tidak cukup lagi untuk melakukan
perubahan-perubahan besar yang diperlukan untk menyelamatkan organisasai
|
Apakah organisasi cukup mmiliki sumber daya dan mekanisme yang
diperlukan utk melakukan re-organisasi besar-besaran?
|
PEMBUBARAN
|
Kematian cepat dalam lingkungan yang tidak bersahabat. Sumberdaya tidak
cukup lagi untuk meneruskan kehidupan organisasi
|
Apakah manajer berkeinginan dan mampu melakukan proses penutupan atau
likuidasi dengan selayaknya?
|