Azaz Azaz Manajemen

Arti manajemen

Manajemen – to manage – control – mengendalikan, menangani, atau mengelola (indonesia), mengurus (malaysia).  Manajemen (management) – kata benda, arti:

1.       Pengelolaan, pengendalian, penanganan (managing)

2.       Perlakuan secara terampil (skillfull treatment)

3.       Gabungan A dan B adalah berhubungan dengan pengelolaan suatu perusahaan, rumah tangga, atau sesuatu bentuk kerjasama dalam mencapai suatu tujuan tertentu. Dua manajemen sebagai ilmu dan seni.

Management (inggris) dari akar kata ‘’manus’’ (tangan), berkaitan dengan managerie = beternak = sekumpulan binatang liar yang dikendalikan di dalam pagar = manage (latin) = mansionaticum = pengelolaan rumah besar.

Perkembangan generasi manajemen

1.       Generasi  I (jungle management)

Pekerjaan lebih banyak dikerjakan sendiri pekerjaan dijalankan secara naluriah – mengalir bersama-sama orang yang saling bekerjasama ; prinsif doing thing by ourself.

2.       Generasi II (manage ment by direction)

Manajemen sudah mulai kokoh sebagai sebuah ilmu ; pelopornya adalah frederick winslow taylor (1856-1915) – bapak manajemen ilmiah : cirinya penggunakan wewenang untuk mengarahkan anggota organisasi mencapai tujuan- sering disertai penggunaan paksaan mulai berkembang teori-teori kepemimpinan ; dinamakan management by direction ; prinsip doing thing through by the other people.

3.        Generasi III (management by targetting/ management by objective)

Anggota organisasi diberi kebebasan agar memiliki daya inovasi dan kreativitas – kebebasan diimbangi dengan pemenuhan target-target pekerjaan yang ditetapkan secara kuantitatif untuk mencapai tujuan, pelopor peter f. Drucker. Mengutamakan nilai produktivitas.

4.       Generasi IV (value creative management)

Tokoh : brian L. Joiner : ciri utama memadukan antara kualitan, pendekatan ilmiah serta kerja tim dalam suatu segitiga yang dinamakan ‘jiner triangel’ : focus pada kualitas produk yang dihasilkan dalam rangka memberikan kepuasan pada pelanggan (customer satisfaction), berangkat dari rasa percaya pada setiap orang dengan memperlakukan manusia berdasarkan harga dirinya, kepercayaan dan rasa hormat serta bekerja atas dasar pendekatan menang-menang (win-win aproach) ; termasuk manajemen kualitas total (total quality) manajement atau TQM ).

5.       Generasi V (knowledge and human networking management)

Tokoh charles M. Savage bukunya Fith Generation Management – integrating enterprise through human networking, 1990 ; mengutamakan kualitas melalui kepuasan individu (pelanggan maupun anggota organisasi) ; ciri utamanya adalah bagaimana mengintegrasikan perusahaan melalui jaringan manusia ; unsur manusia di dalam organisasi dihargai sangat tinggi sebagai individu yang memiliki keahlian-keahlian tertentu ; individu anggota organisasi bukan hanya sekedar alat produksi.

Fungsi manajemen

1.       Fungsi-fungsi organik

Mutlak dijalankan oleh manajemen, bila tidak/ tidak mampu, lambat/ cepat organisasi mati.

Henri fayol

-          Planning (perencanaan)

-          Organizing (pengorganisasian)

-          Commanding (pemberian komando)

-          Controlling (pengawasan)

Luther  M. Gullick

-          Planning (perencanaan)

-          Organizing (pengorganisasian)

-          Staffing (pengadaan pegawai)

-           Directing (pemberian bimbingan)

-     Coordinating (pengkoordinasian)

-     Reporting (pelaporan)

-      .....

John D.Millet

- Directing (pemberian bimbingan)

- Facillitating (memposisilitasi)

Harold Koonts & Cyrill O'donnel

- Planning (perencanaan)

- Organizing (pengorganisasian)

- Staffing (pengadaan pegawai)

- Directing (pemberian bimbingan)

- Controlling (pengawasan)

George R. Terry

- Planning (perencanaan)

- Organizing (pengorganisasian)

- Actuating (penggerakan)

- Controlling (pengawasan)

John F. Mee

- Planning (perencanaan)

- Organizing (pengorganisasian)

- Motivating (pemberian motivasi)

- Controlling (pengawasan)

Sondang P. Siagian

- Perencanaan (planning )

- Pengorganisasian (organizing)

- Pemberian motivasi (motivating)

- Pengawasan (controlling)

- Penilaian (evaluating)

Louis A.Alleu

- Leading (kepemimpinan)

- Planning (perencanaan)

- Organizing (pengorganisasian)

- Controlling (pengawasan)

2. fungsi fungsi pelengkap

Tidak mutlak, sebaiknya dilaksanakan, karena pelaksanaan fungsi fungsi itu dengan baik, akan meningkatkan efisiensi, memperlancar usaha pencapaian tujuan dengan efisien, ekonomis dan efektif (contoh: budaya organisasi, tata ruang kantor dll)

Prinsip prinsip manajemen

1.       Devision of work (pembagian pekerjaan)

Spesialisasi di segala bidang untuk mencapai efisiensi dan efektivitas penggunaan pegawai.

2.       Authority and responsibility (kewenangan dan tanggung jawab)

Keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab

3.       Dicipline / disiplin)

Suasana tertib dan teratur, tunduk patuh dan taat pada norma, peraturan, dan ketentuan dengan ikhlas dan sedang hati tanpa paksaan

4.       Unity of command (kesatua perintah)

Perintah laporan dan pertanggungjawaban kepada seseorang pimpinan.

5.       Unity of direction (kesatuan arah)

Seorang kepala dan satu rencana

6.       Sabordination of individual interst to general interst (kepentingan umum di atas kepentingan individu)

Kepentingan umum ditempatkan di atas segala kepentingan.

7.       Remuneration of personnel (gaji / upah / penghasilan )

Sistem dan metode harus adil dan memberikan kepuasan maksimal

8.       Centralization (sentralisasi)

Disentralisasikan atau didesentralisasikan kepada unit unit tergantung situasi dan kondisi yang memberikan hasil yang lebih baik.

9.       scalar chain (jenjang hirarki)

tingkatan wewenang dan tanggung jawab (tertinggi – terendah) tidak boleh menyimpang (dapat dipersingkat)

10.   order (ketertiban)

material dan sosial (tempat tepat bagi sesuatu dan seseorang)

11.   equity (keadilan)

sikap pemimpinan yang baik, ramah dan adil, simpati, kesetiaan dan ketaatan bawahan.

12.   Stability of turn over of personnel (stabilitas jabatan pegawai)

13.   Kepastian, kestabilan dalam bekerja

14.   Initiative (prakarsa)

Kesempatan berprakarsa – indikasi adanya kepuasan

15.   spirit de corps (kesetiakawanan)

team work dan komunikasi yang baik

Unsur unsur manajemen

1.       Man (manusia)

Sangat menentukan ; manusia membuat tujuan ; melakukan proses kegiatan untuk mencapai tujuan

2.       Money (uang)

Uang (penting) sebagai alat ukur nilai

3.       Mechines (alat alat)

Peranan mesin sebagai alat bantu kerja, memudahkan melaksanakan pekerjaan, memberikan keuntungan terhadap tenaga kerja, penggunaanya sangat bergantung kepada manusia, mempermudah harapannya tujuan hidup manusia.

4.       Methode (metode, cara cara kerja)

Tercapai atau tidaknya tujuan sangat tergantung kepada cara melaksanakannya.

5.       Materials (bahan bahan, perlengkapan)

Manajemen ada karena adanya kegiatan manusia secara bersama sama untuk mengurus material.

6.       Market (pasar)

Fungsi pasar (penting) untuk memasarkan barang-barang hasil produksi sesuatu kegiatan usaha

Teori manajemen

1.       scientific management (teori insentif, 1903)

tokoh : taylor, fayol, gulick, urwick, ; focus pada produktivitas dan memudahkan pekerjaan ; perlu dikembangkan metode kerja dan standard kerja ; muncul time and motion studi ( studi gerak dan waktu dalam melaksanakan pekerjaan) prinsif prinsif kerja ; setiap orang dalam organisasi (tinggi atau rendah), harus diberi perlengkapan kerja (yang standard) dan insentif yang tinggi agar hasil kerja berkualitas.

2.       Teori hubungan manusia (human relation , tahun 1930)

Tokoh : follet, mayo, reothlisberger, sanggahan teori finansial – untuk meningkatkan produktivitas kerja, hubungan yang dinamis dan harmonis

3.       Behavior science (teori perilaku, 1950)

Tokoh : chester I bernard dan herbert simon : gabungan dari teori insentif & teori hubungan manusia (psikologi, sosiologi, ilmu politik dan ekonomi) ; fokus pada perilaku kerja yang koorperatif dalam organisasi ‘’ --- ‘’ perilaku orang akan tergantung pada kebutuhannya, tingkatkan produktivitas individu, berikan insentif sesuai dengan tingkat kebutuhannya.

PERENCANAAN ( PLANNING )

A.      ARTI PERENCANAAN

Bermacam macam pengertian yang diberikan oleh penulis mengenai perencanaan, antara lain :

W. H. Newman

Perencanaan adalah penentuan terlebih dahulu apa yang akan dikerjakan

Louis A. Allen

Perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan

H. Koonts dan O’Donnel

Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan berbagai alternatif tujuan, kebijakan, prosedur, dan program.

Sondang P. Siagian

Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang hal hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Dikenal :

Administrative planning (seluruh unit)

Managerial planning (departemental dan operational)

George R. Terry

Perencanaan adalah pemilihan fakta-fakta dan usaha menghubung-hubungkan antara fakta yang satu dengan yang lain, kemudian membuat perkiraan dan peramalan tentang keadaan dan perumusan tindakan untuk masa yang akan datang yang sekiranya diperlukan untul mencapai masu yang dikehendaki

Kesimpulan :

Perencanaan adalah pola perbuatan yang menggambarkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian.

B.      UNSUR – UNSUR PERENCANAAN

1.       Rasional (dibuat dengan pemikiran yang rasional ; tidak secara khayalan / angan angan ; harus dapat dilaksanakan ) ;

2.       Estimasi (dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan yang mendekati / estimate ; untuk pelaksanaan yang akan segera dikerjakan ) ;

3.       Preparasi (dibuat sebagai persiapan / pre-parasi ; pedoman / patokan tindakan yang akan dilakukan / bukan untuk yang telah lalu ) ;

4.       Operational (dibuat untuk dilaksanakan, untuk keperluan tindakan tindakan kemudian dan seterusnya ; bukan yang telah lalu )

C.      FUNGSI PERENCANAAN

1.       Interpretasi

2.       Foresting

3.       Koordinasi

4.       Ekonomis

5.       Pedoman

D. PRINSIP / ASAS PERENCANAAN

·         contriputeir

·         primary activity

·         pervasivitas

·         alternative

·         efficiency

E. MACAM PERENCANAAN

1. penggunaan

- single use plane (sekali pakai)

- repeats plan / standing plan (berulang/ tetap)

2. proses

- policy planning

- program planning

- operational planning

3. jangka waktu

- long range planning(5-25 th)

- intermediate planning (1-5 th)

- abort range planning ( < 1 th )

4. wilayah / tempat pelaksanaan

- rural planning

- city planning

- regional planning

- national planning

5. materi / objek

- personnel planning

- financial planning

- industrial planning

- educational planning

- sosio economic planning

6. segi umum dan khusus

- general plans (rencana umum)

- special plans (rencana khusus)

- over all planning (perencanaan pola kerja umum)

- network planning (perencanaan jaringan kerja)

F. SUMBER PERENCANAAN

1. kebijakan pucuk pimpinan

2. Hasil pengawasan

3. Kebutuhan masa depan

4. Penemuan penemuan baru

5. Prakarsa dari dalam

6. Prakarsa dari luar

G. PEMBUAT PERENCANAAN

1. perorangan (tenaga staf)

2. Unit staff (bagian perencanaan)

3. Panitia (badan perencanaan)

4. Kontaktor (konsultan)

H. TINDAKAN / LANGKAH LANGKAH POKOK PERENCANAAN

1.       menentukan masalah, tugas, tujuan dan kebutuhan secara jelas

2.       mencari informasi secara lengkap yang berhubungan dengan berbagai kegiatan

3.       mengobservasi, meneliti, menganalisis dan mengklasifikasi informasi yang sudah terkumpul

4.       melaksanakan metode perencanaan yang telah dibuat dengan menetapkan perencanaan dan mempertimbangkan hambatan hambatan dengann berbagai kegiatan

5.       menetapkan planning alternatif

6.       memilih dan memeriksa rencana yang diajukan

7.       membuat sintesis (metode / aternatif penyelesaian )

8.       mengatur urutan dan waktu rencana secara terperinci

9.       mengadakan evaluasi (penilaian)

I.PERENCANAAN YANG BAIK

1. mengetahui sifat / prinsip perencananaan yang baik

o   mempermudah tercapainya tujuan

o   bersifat sederhana

o   luwes

o   bersifat praktis / pragmatis

o   merupakan forcasting

2. memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian pertanyaan yang harus dijawab, sbb :

o   what (apa) = tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan )

o   when (kapan) = waktu (kapan hal tersebut perlu dilakukan)

o   how (bagaimana)= cara mengerjakannya (bagaimana cara melakukan pekerjaan tersebut)

o   who (siapa) = tenaga kerja (siapa yang melakukan pekerjaan tersebut)

o   where (dimana) = tempat (dimana pekerjaan itu harus dilakukan)

o   why (mengapa) =keperluannya (mengapa pekerjaan itu harus dilakukan).

3. memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah yang harus dipecahkan dengan mempergunakan teknik teknik ilmiah (techniques of problem solving), melalui langkah :

o   mengetahui sifat hakikat masalah yang dihadapi (know the nature of the problem).

o   Mengumpulkan data (collect data)

o   Menentukan beberapa alternatif (determination of several alternatives),

o   Memilih cara yang terbaik (selection of the seeminingly best way from among alternatives)’

o   Pelaksanaan (execution)

o   Penilaian hasil (evaluation of results)

PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

A. Arti Organisasi

o   James D. Mooney, organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama

o   George R. Terry, organisasi adalah mengalokasikan seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan antara kelompok kerja dan menetapkan wewenang relatif serta tanggung jawab masing masing individu yang bertanggung jawab untuk setiap komponen kerja dan menyediakan lingkungan kerja yang tepat dan sesuai.

o   Staf dosen balai pembinaan administrasi UGM, organisasi adalah suatu sistem usaha kerja sama daripada sekelompok orang untuk mencapai tujuan bersama.

o   Prof. Dr. Sondang Siagian, organisasi adalah setaip bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk sesuatu tujuan bersama dan terikat secara formal dalam persekutuan mana selalu terdapat hubungan antara :

Seseorang / sekelompok orang yang disebut pimpinan dan seorang / sekelompok orang lain yang disebut bawahan.

B. HAKIKAT  ORGANISASI

Sebagai alat manajemen, organisasi dapat disiplin dari dua sudut pandang, yaitu :

·         Organisasi sebagai wadah (relatif statis), tempat dimana kegiatan-kegiatan manajemen dilaksanakan.

·         Organisasi sebagai proses (dinamis). Interaction antara orang-orang di dalam organisasi (formal dan informal)

C. UNSUR ORGANISASI

o   Kelompok orang

o   Kerjasama

o   Tujuan bersama

D. FUNGSI ORGANISASI

o   Mengatur kerja dan kerjasama yang sebaik-baiknya

o   Mencegah keterlambatan dan kesulitan kerja

o   Mencegah kesimpangsiruan kerja

o   Menentukan pedoman pedoman kerja

F. PRINSIF ORGANISASI

Ada dua belas prinsif organisasi, sebagai berikut :

1.       Menetapkan tujuan (the objective) dengan jelas, dimengerti, dipahami, diterima, diijiwai setiap orang dalam melaksanakan tugas (agar terjadi penghematan tenaga, material, biaya dan waaktu).

2.       Kesatuan arah (unity of direction)

3.       Kesatuan perintah (unity of commend)

4.       Keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab seseorang atau pelimpahan wewenang (delegation of authority). Ada 3 jenis :

·         Pelimpahan wewenang ke bawah (dari pejabat yang lebih tinggi ke pejabat yang lebih rendah)

·         Pelimpahan wewenang horizontal (penyerahan kekuasaan antara pejabat yang sederajat)

·         Pelimpahan wewenang ke atas (penyerahan dari pejabat bawahan kepada pejabat atasannya)

5.       Pembagian tugas (distribution of work), pembagian kerja )homogenetise assignment), departementasi (devisionisasi)

Pedoman pembagian kerja, sbb :

o   Jumlah unit organisasi (semaksimalmungkin sesuai kebutuhan)

o   Organisasi mempunyai fungsi bulat dan berkaitan satu sama lain.

o   Pembentukan unit baru hanya dilakukan bila unit yang ada tidak tepat lagi menampung kegiatan yang sangat berbeda.

o   Secara garis besar dalam suatu organisasi dibedakan sesuai dengan aktivitas yang dilakukannya.

6.       Struktur organisasiharus disusun sesederhana mungkin.

7.       Pola dasar organisasi harus relatif permanen.

8.       Adanya jaminan jabatan (security of tenure)

9.       Balas jasa yang diberikan kepada setiap orang harus setimpal dengan jasa yang diberikan

10.   Penampatan orang yang sesuai dengan keahliannya (the right man in the right place on the right time)

11.   Batas kemampuan pengawasan (spand of control), atau jenjang bertangga (hierarchie). Tergantung beberapa faktor :

        o   Subjektif (kecakapan dan keahlian, pengalaman, kesehatan unsur, bakat, kepemimpinan   seseorang, kepribadian, kedudukan sosial, dan lain lain)

o   Objektif (factor di luar diri seseorang, faktorlingkungan : jenis pekerjaan, waktu untuk menyelesaikan pekerjaan, kestabilan organisasi, jarak antara pengawas dan bawahan, banyak sedikitnya pekerjaan pada bawahan atau atasan)

12. koordinasi

Unsur unsur koordinasi

·         Kualitas dan kuantitas

·         Waktu

·         Penentuan (determinasi) arah dalam tindakan tindakan kerja

G. BENTUK ORGANISASI

1. Lini / garis (line organisastion)

Suatu bentuk organisasi dimana kepala eksekutif (chief executive) dipandang sebagai sumber wewenang tunggal, segala keputusan/ kebijakan dan tanggung jawab ada pada satu tangan.

Sifat/ ciri ciri

o   Organisasi kecil

o   Jumlah pegawai sedikit

o   Pemilik biasanya menjadi pemimpin tertinggi dalam organisasi

o   Hubungan kerja bersifat langsung (face to face relationship)

o   Spesialisasi yang dibutuhkan rendah

o   Anggota organisasi saling kenal mengenal

o   Tujuan sederhana

o   Alat alat sederhana

o   Sktruktur organisasi sederhana

o   Produksi yang dihasilkan belum beraneka ragam

o   Pimpinan organisasi seorang tunggal

o   Garis komando ke bawah kuat

2. organisasi staf (staff organisazition)

Adalah suatu organisasi yang mempunyai hubungan dengan pucuk pimpinan dan mempunyai fungsi memberikan bantuan, baik berupa pemikiran maupun bantuan yang lain demi kehancuran tugas pimpinan dalam mencapai tujuan secara keseluruhan (tidak mempunyai garis komando ke bawah / ke daerah daerah)

3. organisasi lini / garis dan staf (line staff organization)

Suatu bentuk organisasi dimana pimpinan dibantu oleh staf dan ada kesatuan komando serta memiliki garis komando dari tingkat yang paling atas hingga tingkat yang paling bawah atau dari tingkat pusat sampai ke tingkat daerah

Sifat / ciri ciri

o   Tidak terlalu menekankan pada hirarki structural

o   Lebih banyak didasarkan kepada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan

4. organisasi tipe panitia (committee type of organization)

Adalah suatu bentuk organisasi dimana pimpinan berbentuk koletif terdiri atas beberapa orang, segala keputusan diambil dalam suatu kourum dan menjadi tanggung jawab bersama.

Sifat / ciri ciri:

o   Pemimpin dan pelaksana dibentuk dalam kelompok kelompok yang bersifat panitia

o   Tugas kepemimpinan dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok orang

o   Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama

o   Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas yang harus dilakukan dalam bentuk task force

Bentuk lain organisasi, (menurut the liang gie)

o   Jumlah orang yang memegang pimpinan

o   Bentuk tunggal (dipimpin oleh satu orang)

o   Bentuk komisi (dipimpin oleh lebih dari satu orang)

Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab, serta hubungan kerja pada kesatuan dalam organisasi:

o   Bentuk lurus

o   Bentuk fungsional

o   Bentuk lurus dan fungsional

Bagan organisasi, (hendry G. Headges)

o   Piramida

o   Horizontal

o   Vertical

o   Lingkaran

o   Lukisan

Masing masing bagan (kecuali bentuk lukisan ) dapat dibedakan menurut isi, sebagai berikut:

o   Struktural

o   Fungsional

o   Jabatan

o   Nama

PENGGERAKAN (ACTUATING)

o   George R. Terry

Menempatkan semua anggota kelompok agar bekerja secara sadar untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sesuai dengan perencanaan dan pola organisasi

o   Prof. Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo

Pengaktifan orang orang sesuai dengan rencana dan pola organisasi yang telah ditetapkan

o   Prof. Dr. H. Arifin Abdurrachman, MPA

Kegiatan manajemen untuk membuat orang orang lain suka dan dapat bekerja

Istilah penggerakan

Terdapat beberapa terminology penggerakan dalam bahasa asing, antara lain :

o   Actuating, yaitu penggerakan orang lain secara umum(dari belakang)

o   Directing, yaitu penggerakan orang lain dengan memberikan petunjuk-petunjuk dan pengarahan, (pimpinan terkesan jauh dari pelaksana dan berada di samping)

o   Commanding, yaitu menggerakan orang lain dengan memberikan perintah atau komando, dan kadang kadang paksaan (pemimpin terkesan berada di atas)

o   Motivating, yaitu menggerakan orang lain dengan memberikan instruksi, alasan, bimbingan, nasehat, dan koreksi (pemimpin terkesan berada di tengah-tengah)

o   Staffing, yaitu menggerakan orang lain dengan menempatkannya pada fungsi yang sesuai ataupun dengan memberikan jabatan tertentu

o   Leading, yaitu menggerakan orang lain dengan memberikan contoh dan teladan yang baik

Teori kebutuhan

Kebutuhan adalah suatu kesenjangan atau pertentangan yang dialami antara suatu kenyataan dengan dorongan yang ada dalam diri

o   Teori tingkat kebutuhan (hierarchi of needs) oleh abraham maslow, ada 5 (lima) tingkatan, yaitu :

1.       Kebutuhan fisiologis (85%), kebutuhan untuk makan, minum, perlindungan fisik, bernafas, seksual

2.       Kebutuhan rasa aman (70%), kebutuhan akan perlindungan dari ancaman, bahaya, pertentangan, dan lingkungan hidup.

3.       Kebutuhan untuk merasa memiliki (50%), kebutuhan untuk diterima oleh kelompok, berafilisasi, berinteraksi, dan kebutuhan untuk mencintai serta dicintai

4.       Kebutuhan akan harga diri (40%), kebutuhan untuk dihormati, dan dihargai oleh orang lain

5.       Kebutuhan untuk mengaktualisasikan diri (10%), kebutuhan untuk menggunakan kemampuan, skill, dan potensi kebutuhan untuk berpendapat dengan mengemukakan ide ide, memberi penilaian dan kriteri terhadap sesuatu

Teori kebutuhan manusia oleh David Mc Clelland, ada (tiga) yaitu :

o   Need for achievement (kebutuhan untuk berprestasi). Yaitu kebutuhan untuk berprestasi yang merupakan refleksi dari dorongan akan tanggung jawab untuk memecahkan masalah

o   Need for affiliation (kebutuhan untuk berafiliasi), yaitu kebutuhan untuk berafiliasi yang merupakan dorongan untuk berinteraksi dengan orang lain, berada bersama orang lain, tidak mau melakukan sesuatu yang merugikan orang lain

o   Need for power (kebutuhan untuk berkuasa)

Yaitu kebutuhan untuk kekuasaan yang merupakan refleksi dari dorongan untuk mencapai otoritas, untuk memiliki pengaruh terhadap orang lain.

Teori ERG (existence, relatedness, growth) oleh alderfer.

1.       Existence needs

Kebutuhan ini berhubungan dengan fisik dari eksistensi pegawai, seperti makan, minum, pakaian, bernafas, gaji, keamanan kondisi kerja, fringe bernefita.

2.       Relatedness needs

Kebutuhan interpersonal, yaitu kebutuhan dalam berinteraksi dalam lingkungan kerja

3.       Growth needs

Kebutuhan untuk mengembangkan dan meningkatkan pribadi. Hal ini berhubungan dengan kemampuan dan kecakapan pegawai

Teori (x) dan (y) oleh Douglass Mc Gregor

Ada dua pendekatan mengenai tingkah laku dengan menggunakan asumsi asumsi mengenai sifat manusia, yaitu :

1.       Teori (x), berasumsi :

o   Umumnya manusia tidak senang bekerja dan berusaha untuk menghindar jika mungkin

o   Pada umumnya manusia ini harus diawasi dengan ketat, dipaksa, dan diberi hukuman untuk tujuan tujuan organisasi

o   Pada umumnya manusia ini tidak mempunyai ambisi, tidak menginginkan tanggung jawab, bahkan lebih sukar untuk diarahkan

o   Motivasi untuk seseorang menurut teori (x) hanya berlaku lower needs (kebutuhan tingkat dasar / rendah )

2.       Teori (y), dengan asumsi :

o   Bahwa bekerja adalah kodrat manusia

o   Bahwa manusia itu akan mengawai dan mengarahkan dirinya sendiri untuk mencapai tujuan organisasi karena sudah ada keterikatan terhadap organisasi

o   Manusia akan mengawasi dirinya sendiri dan akan berprestasi jika diberikan motivasi yang baik,

o   Motivasi pada teori (y) tidak hanya pada lower need, tetapi juga pada higher needs.

Teknik penggerakan

1.       Jelaskan tujuan kepada setiap orang yang ada dalam organisasi

2.       Usahakan agar setiap orang menyadari, memahami serta menerima baik tujuan tersebut

3.       Jelaskan filsafat yang dianut pimpinan organisasi dalam menjalankan kegiatan kegiatan organisasi

4.       Jelaskan kebijaksanaan kebijaksaaan yang ditempuh oleh pimpinan organisasi dalam usaha pencapaian tujuan

5.       Usahakan agar setiap orang mengerti struktur organisasi

6.       Jelaskan peranan apa yang diharapkan oleh pimpinan organisasi untuk dijalankan oleh setiap orang

7.       Tekankan pentingnya kerjasama dalam melaksanakan kegiatan kegiatan yang diperlukan

8.       Perlakukan setiap bawahan sebagai manusia dengan penuh pengertian

9.       Berikan penghargaan serta pujian kepada pegawai yang cakap dan teguran serta bimbingan kepada orang orang yang kurang mampu bekerja

10.   Yakinkan setiap orang bahwa dengan bekerja baik dalam organisasi tujuan pribadi orang orang tersebut akan tercapai semaksimal mungkin

FUNGSI PENGGERAKAN

o   Komunikasi

Berbicara dengan bawahan, memberi penjelasan dan penerangan memberikan isyarat, meminta keterangan, memberikan nota, mengadakan pertemuan rapat briefing, pelajaran, wejangan dan sebagainya

o   Human Relation

Memperhatikan nasib bawahan sebagai manusia dan selalu ada keseimbangan antara kepentingan pribadi pegawai, mengembangkan kegembiraan dan semangat kerja yang sebaik-baiknya dan kepentingan umum organisasi

o   Leadership

Menunjukkan dan membuat bawahan merasa bahwa mereka dilindungi dan dibimbing, bahwa mereka mempunyai seorang sumber pimpinan dan penerangan dalam menghadapi kesulitan dan masalah pekerjaan maupun pribadi keluarga (inti penggerakan)

o   Pengembangan eksekutif

Berusaha agar setiap bawahan dapat mengambil keputusan sendiri yang tepat dalam melaksanakan pekerjaan / tugas masing masing, agar setiap bawahan terbuka dan atas prakarsa sendiri selalu berusaha untuk menekankan biaya, memperkuat disiplin, meningkatkan mutu kerja dan sebagainya

o   Mengembangkan rasa tanggung jawab

Mengembangkan sikap pada bawahan untuk tidak menerima apabila tidak melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya

o   Pemberian komando

Memberi perintah, instruksi, direktif, meminta laporan dan pertanggungjawaban, memberi teguran dan pujian

o   Mengadakan pengamatan

Atas pekerjaan dan aktivitas bawahan langsung

o   Pemeliharaan moral dan disiplin

Mendidik serta memberi contoh kepada bawahan tentang apa yang baik dan patut dilaksanakan, menjaga ketertiban, kesopanan dan kerukunan

PENGAWASAN (CONTROLLING)

o   George R. Terry

Proses penentuan apa yang akan dicapai, yaitu standard, apa yang sedang dihasilkan, yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bilaman perlu mengambil tindakan korektif sehingga pelaksanaan dapat berjalan menurut rencana yaitu sesuai dengan standard

o   Drs. M. Manulang

Suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan mengoreksi bila perlu dengan maksud supaya pelaksanaan seauai dengan rencana semua

o   Prof. Dr. Sondang P. Siagian

Proses pengamatan pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya

Sasaran pengawasan

o   Bahwa melalui pengawasan pelaksanaan tugas tugas yang telah ditentukan sungguh sungguh sesuai dengan pola yang telah digariskan dalam rencana

o   Bahwa struktur serta hirarki organisasi sesuai dengan pola yang telah ditentukan dalam rencana

o   Bahwa seseorang sungguh sungguh ditempatkan sesuai dengan bakat, keahlian dan pendidikan serta pengalamannya dan bahwa usaha pengembangan keterampilan bawahan dilaksanakan secara berencana, kontinu dan sistematis

o   Bahwa penggunaan alat alat diusahakan agar sehemat mungkin

o   Bahwa system dan prosedur kerja tidak menyimpang dari garis gari kebijakan yang telah tercermin dalam rencana

o   Bahwa pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab didasarkan pada pertimbangan pertimbangan yang objektif dari rasional, dan tidak atas dasar personal likes and dislikes

o   Bahwa tidak terdapat penyimpangan dan atau penyelewengan dalam penggunakan kekuasaan, kedudukan, maupun dan terutama keuangan

Sifat pengawasan

o   Fact finding (menemukan fakta), pelaksanaan fungsi pengawasan harus menemukan fakta fakta tentang bagaimana tugas tugas dijalankan dalam organisasi (factor biaya, tenaga kerja, system dan prosedur kerja, struktur organisasi dan faktor psokologis seperti rasa dihormati, dihargai, kemajuan dalam karir dan lain lain)

o   Preventif (mencegah ) , proses pengawasan dijalankan untuk mencegah timbulnya penyimpangan dan penyelewengan dari rencana yang telah ditentukan

o   Masa sekarang, pengawasan hanya dapat ditujukan terhadap kegiatan kegiatan yang kini sedang dilaksanakan

o   Sebagai alat, pengawasan hanyalah sekedar alat untuk meningkatkan efisiensi, tidak boleh dipandang sebagai tujuan

o   Mempermudah tercapainya tujuan, pelaksanaan pengawasan harus mempermudah tercapainya tujuan

o   Efisien, jangan sampai pengawasan malahan menghambat usaha peningkatan efisiensi

o   Menemukan apa yang tidak betul, buka siapa yang salah. Pengawasan tidak untuk menentukan siapa yang salah, jika ada ketidakberesan, akan tetapi untuk menemukan apa yang tidak betul

o   Bersifat membimbing, pengawasan harus bersifat membimbing agar para pelaksana meningkatkan kemampuannya untuk melakukan yang ditentukan

Teknik pengawasan

Pada prinsifnya terdapat dua macam teknik pengawasan, yaitu :

1.       Pengawasan langsung (direct control), apabila pimpinan organisasi mengadakan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang dijalankan, dapat berbentuk : inspeksi langsung, on the spot observation, on the spot report.

2.       Pengawasan tidak langsung (indirect control), pengawasan dari jarak jauh, dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para bawahan, dapat berbentuk : tertulis dan lisan

Metode pengawasan

1.       Metode observasi langsung, metode pengamatan langsung oleh atasan / pimpinan terhadap pelaksanaan kerja yang sedang dilakukan oleh pegawai / petugas

2.       Metode statistik, pengamatan dilakukan melalui data yang disusun secara statistik dan grafis (statistik disusun dari data yang sudah diolah sehingga mudah difahami)

3.       Metode laporan, pengawasan dilakukan setelah diketahui kesalahan, kekeliruan dan penyalahgunaan dari laporan yang diterima

Proses pengawasan

Proses pengawasan terdiri atas beberapa tindakan, antara lain :

·         Menetapkan dasar (standard) pengawasan (menentukan apa yang harus dikerjakan, yang hendak dicapai, diharapkan, dituju atau dicita citakan)

·         Meneliti, memeriksa dan menilai hasil yang dapat dicapai (meneliti apa yang sedang dilakukan, dikerjakan)

·         Membandingkan hasil pelaksanaan dengan dasar (standard) yang telah ditetapkan (membandingkan hasil dengan apa yang diharapkan, dicita citakan sebelumnya)

·         Memperbaiki penyimpangan, kesalahan, dan kelemahan dengan tindakan koreksi (menerima hasil atau menolak hasil yang dicapai melalui tindakan tindakan yang telah dilakukan )

Fungsi pengawasan

Ada beberapa macam fungsi pengawasan yang baik, antara lain :

·         Mencegah penyimpangan

·         Memperbaiki kesalah/kelemahan

·         Menindak penyalahgunaan/penyelewengan

·         Mendinamisasi organisasi dan kegiatan manajemen

·         Mempertebal rasa tanggung jawab

·         Mendidik pegawai / pelaksana