JURNAL KANTOR PENGADILAN NEGARA

Jurnal Ilmu Informasi Perpustakaan dan Kearsipan
Vol. 1 , No.1 , Juni 2016, Seri A

PEMELIHARAAN ARSIP
DI KANTOR PENGADILAN NEGARA TANJUNG PINANG

Doni Prastomo¹, Hari Azhari²
Program Studi Ilmu Administrasi Publik
Sekolah Tinggi Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Raja Haji
email: doniprastomo97@gmail.com

Abstrak

Tujuannya adalah untuk (1) mendeskripsikan pelestarian dan, (2) kendala dihadapi dalam pelestarian catatan di kantor Pengadilan Negara Tanjungpinang dan solusi. Data dikumpulkan melalui observasi dan wawancara dengan arsip di Kantor Pengadilan Negara Tanjungpinang. Menganalisis data deskriptif. Data analisis dapat diringkas sebagai berikut. Pelestarian catatan belum terlaksana dengan baik karena membersihkan arsip kamar bersih menggunakan manual dan panduan pelestarian tidak memiliki arsip sehingga menyebabkan beberapa arsip menumpuk dan tidak kelestarian. Dan kendala yang dihadapi oleh negara ruangan dan fasilitas masih sangat sederhana, sebuah kantor kecil untuk volume besar catatan yang tidak bisa menampung file arsip dibuat menyebabkan tumpang tindih. Selain itu, jumlah arsiparis masih kurang di lapangan.

Kata kunci ; pelestarian, catatan, arsip

A.    Pendahuluan
             berkembangnya kegiatan administrasi dewasa ini, menuntut kearsipan juga mengalami kemajuan, karena pada dasarnya arsip merupakan bagian yang penting yang tidak dapat dipisahkan dari pelaksanaan kegiatan administrasi suatu instansi. Selama kegiatan administrasi terus berjalan, selama itu pula arsip tercipta, dan selama itu pula pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan dan kemusnahan arsip yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang disebabkan serangan-serangan dari luar arsip itu sendiri. Pemeliharaan kondisi fisik arsip dan lingkungan penyimpanan arsip harus terjaga dari kerusakan, kemusnahan, maupun kebocoran terhadap informasinya. Menurut Daryana (2007:4.3-4.21) ada dua macam faktor perusak arsip, faktor intern dan faktor ektern. A. Faktor intern yaitu, faktor perusak arsip yang melekat pada fisik arsip itu sendiri, yang sangat berkaitan erat dengan proses pembuatan bahan, dan unsur lain, seperti keasaman kertas, kualitas tinta dan sebagainya. B. Faktor ektern, yaitu faktor perusak yang berasal dari luar arsip atau lingkunga di sekitar arsip.

         Pemeliharaan arsip atau penjagaan arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut: a) pengaturan ruangan, yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip. Menurut Wursanto (2003:221) kelembaban dan suhu udara dalam ruangan penyimpanan arsip harus tetap dijaga supaya ruangan tetap kering dan tidak terlalu lembab. Suhu udara berkisar antara 65⁰ F sampai 75⁰ F dan kelembaban udara berkisar 50% dan 60%. Untuk mengatur atau mengontrol suhu dan kelembaban udara dalam ruangan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan memasang AC yang hidup terus menerus selama 24 jam atau paling tidak dengan menggunakan kipas angin. B) penerangan dalam ruangan penyimpanan arsip menurut Daryana (2004:4.10) cahaya yang digunakan untuk menerangi ruangan arsip adalah bentuk elektromagnetik yang berasal dari radiasi matahari dan lampu listrik. Pada ruangan arsip sangat perlu penerangan khusus, karena ruangan yang terang akan mengurangi rayap dan tumbuhnya jamur sebab rayap suka tumbuh ditempat yang gelap. Menurut Razak (1992:29) dalam ruangan penyimpanan dilarang keras merokok guna menjaga kemungkinan bahaya kebakaran dan sebaiknya alat-alat pemadam kebakaran ditempatkan pada posisis strategis dalam ruangan penyimpanan arsip. Merokok dalam ruangan penyimpanan arsip, banyak menimbulkan kerugian seperti: abu rokok menyebabkan ruang menjadi kotor dan berdebu, asap rokok dapat merusak kertas arsip, dan juga menimbulkan kemungkinan terbakar.

          Kantor Pengadilan Negara Tanjungpinang merupakan kantor yang bertugas melayani masyarakat dibidang hukum. Dalam pelaksanaan kegiatannya dibidang hukum Kantor Pengadilan Negara Tanjungpinang banyak menciptakan berbagai macam arsip. Adapun jenis arsip yang dimiliki Kantor Pengadilan Negara Tanjungpinang yaitu 1) arsip perkara-perkara, yang terdiri dari perkara pidana, perdata, dan tindak pidana korupsi. 2) arsip surat menyurat seperti surat masuk, surat keluar, daftar gaji, daftar hadir, arsip naik pangkat, mutasi SK, laporan kegiatan kerja, laporan keuangan, dan lain sebagainya.

          Berdasarkan pengamatan penulis selama Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Kantor Pengadilan Negara Tanjungpinang menemui beberapa kendala. Kendala pemeliharaan arsip yang dihadapi oleh Kantor Pengadilan Negara Tanjungpinang adalah kurangnya perhatian terhadap cara menyelamatkan arsip yang mulai menumpuk. Tumpukan arsip yang ada dimasing-masing unit kerja mengakibatkan ruangan kerja menjadi berantakan, karena arsip tidak di kelola dengan baik. Tidak dipelihara arsip semacam ini akan menimbulkan hilangnya aset instansi, yang berupa informasi yang tidak ternilai harganya, dan akan menimbulkan beban biaya yang semakin hari semakin besar.

         Sebagian besar keadaan arsip di Kantor Pengadilan Negara Tanjungpinang belum tertata dengan baik. Arsip-arsip menumpuk tanpa ada penataan yang jelas serta menyebar diberbagai ruangan atau berada dalam ruangan pegawai. Menurut Abubakar (1991:79) ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari unit kerja lainnya. Dalam hal ini dengan pertimbangan bahwa arsip bersifat rahasia, lalu lintas pegawai dapat dikurangi, dan untuk menghindari pegawai yang tidak berkepentingan dilarang untuk memasuki ruangan penyimpanan arsip. Penyimpanan arsip di ruangan tempat karyawan beraktivitas menyebabkan kegiatan pemeliharaan arsip tidak berjalan dengan baik. Penyimpanan arsip sebaiknya ditempatkan di satu tempat, yaitu ruangan penyimpanan arsip.

         Arsip yang tidak dipelihara akan mengakibatkan dampak yang kurang baik terhadap arsip. Dampak tersebut antara lain arsip akan mengalami kerusakan fisik arsip, kerahasiaan arsip tidak terjaga sehinga mengakibatkan kebocoran isi atau informasi yang ada di dalam arsip. Hal ini dikarenakan arsip menyebar dimasing-masing ruangan sehingga orang yang tidak mempunyai kewenangan dapat dengan mudah mengaksesnya.

          Menurut Sulistyo-Basuki (1991:231-241) tata kerja pemeliharaan meliputi : kegiatan pengaturan arsip di rak, membersihkan dan menghilangkan debu, pembetulan letak arsip. A) pengaturan arsip di rak dalam bahasa inggris dikenal dengan shelving. Kegiatan ini harus dilakukan secara hati-hati untuk menghindari terjadinya kerusakan terhadap arsip. Pengaturan arsip di rak di susun secara berturut untuk memenuhi kebutuhan pemakai. Penyusunan arsip di rak yang baik, yaitu dengan cara menyandarkan arsip dalam keadaan tegak lurus, tidak bertumpu pada bagian punggung folder arsip karena menyebabkan teks arsip lepas dari folder serta tidak boleh meletakkan arsip secara miring, hal ini menyebabkan sampul (cover) melengkung, b) membersihkan dan meghilangkan debu, kegiatan membersihkan dan menghilangkan debu harus dilaksanakan secara berkala oleh arsiparis yang terlatih agar arsip tersebut tidak menimbulkan kerusakan arsip dan untuk memperpanjang usia arsip, seperti dengan menggunakan penyedot debu (vacuum cleaner), c) pembetulan letak arsip, setelah pemakai atau pengguna kearsipan menggunakan arsip, arsiparis mengatur dan memerika kembali susunan letak arsip di rak secara sistematis atau berurutan sesuai dengan kode klasifikasi arsip dan menempatkan arsip yang salah ketemat asalnya, sehingga pemakai dan pengguna kearsipan dapat dengan mudah merumuskan atau menemukan arsip yang dibutuhkannya. Berdasarkan uraian diatas tujuan penelitian ini adalah untuuk mendeskripsikan pemeliharaan dan kendala-kendala yang dihadapi dalam pemeliharaan arsip di Kantor Pengadilan Negara Padang dan pemecahannya.

B.    Metodologi penulisan

            Penulisan makalah ini menggunakan metode deskriptif, metode deskriptif, yaitu suatu penelitian yang bertujuan untuk mengungkapkan atau menggambarkan suatu masalah atau keadaan dan peristiwa sebagaimana adanya secara sistematis. Dengan demikian penelitian ini akan mendeskripsikan, mengungkapkan dan menafsirkan data yang berhubungan dengan pemeliharaan arsip di Kantor Pengadilan Negara Tanjungpinang.

            Lokasi penelitian ini adalah Kantor Pengadilan Negara Tanjungpinang, dan di lakukan pada tanggal 2 juni 2016. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan observasi dan wawancara. Informan dalam penelitian ini adalah orang orang yang sesuai dengan kepentingan permasalahan dan tujuan penelitian. Pemilihan informan dilakukan dengan menggunakan teknik-teknik tertentu.

A.    Hasil

No.		Subjek Arsip	Lokasi Simpan
1.		- arsip sertifikat tanah - pos dan giro - tata ruang - mendagri - laporan tahunan pengadilan tinggi - kendaraan roda dua - berita acara serah terima - laporan inventaris - laporan kondisi barang - photocopy BPKB/STNK - izin - koni Tanjungpinang - kartu inventaris barang - mahkamah agung republik indonesia - SOP pengadilan negara - umum	Bagian Umum
2.		- arsip kasus perdata yang sedang berjalan - umum - biaya banding perdata - laporan bulanan perdata - laporan tahunan perdata	Bagian Perdana
3.		- arsip kasus pidana yang sedang berjalan - umum - biaya banding pidana - laporan bulanan pidana - laporan tahunan pidana	Bagian Pidana
4.		- surat keputusan (SK) - data pegawai - surat dinas	Bagian Pegawai
		-         Inventarisasi pegawai -         Permohonan cuti -         Mutasi hakim, PANSEK, KPN usulan kenaikan pangkat, KARPEG, KARIS, KARSU dan pensiun -         Usulan promosi jabatan -         Hukuman disiplin
5.		- arsip putusan kasus perdata yang telah diputuskan - arsip putusan kasus pidana yang telah diputuskan - laporan bulan, semester, dan tahunan perkara pidana, perdata. - evaluasi laporan pengadilan tinggi - surat	Bagian hukum
6.	- penerimaan negara bukan pajak - pertanggung jawaban remunerasi pengadilan negara se-Tanjungpinang - arsip pengeluaran anggaran - laporan realisasi anggaran - laporan keuangan - daftar gaji		Bagian keuangan

B.    Pembahasan

            Pemeliharaan arsip di kantor pengadilan negara tanjungpinang. Agar arsip-arsip yang disimpan tidak rusak dan terhindar dari kehancuran, dapat dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan arsip hendaknya dilaksanakan dengan baik sesuai dengan ketentuan kearsipan. Berdasarkan hasil wawancara dengan arsiparis Kantor Pengadilan Negara Tanjungpinang, maka dapat dilakukan pemeliharaan arsip dengan cara sebagai berikut:
Pengaturan ruangan penyimpanan arsip

          Pengaturan ruangan penyimpanan arsip di Kantor Pengadilan Negara Tanjungpinang belum dilakukan secara optimal sesuai dengan ketentuan kearsipan. Pengaturan ruangan hanya dilakukan sebagai berikut : a) kelembaban dan suhu udara dalam ruangan penyimpanan arsip hanya bergantung pada keadaan suhu lingkungan dan pada kipas angin yang hidup pada saat karyawan beraktivitas. Seharusnya sangat diperlukan memasang AC atau kpias angin. Supaya kelembaban dan suhu udara dalam ruangan penyimpanan arsip bisa terjaga dan awet. Menurut ketentuan arsip suhu udara dalam ruangan penyimpanan arsip harus tetap dijaga supaya ruangan tetap kering dan tidak lembab. Suhu udara dalam ruangan berkisar 65⁰ F sampai 75⁰ F dan kelembaban udara berkisar 50% sampai 65%. Untuk mengontrol suhu dan kelembaban udara dalam ruangan penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan memasang AC yang hidup terus menerus selama 24 jam atau paling tidak menggunakan kipas angin. B) penerangan dalam ruangan penyimpanan arsip belum dilaksanakan. Hal ini terlihat dari belum adanya penggunaan cahaya matahari, dan pemanfaatan lampu listrik. Pengadilan Tinggi Tanjungpinang pemanfaatan lampu listrik hanya pada siang hari saja pada saat karyawan beraktivitas. Sementara untuk penerangan alami yang didapat dari cahaya matahri belum terlaksana dengan baik. Hal ini dikarenakan letak dari ruangan arsip yang tidak dapat sinar matahari, ruangan arsip terletak diantara ruangan lain. Seharusnya ruangan penyimpanan arsip di Kantor Pengadilan Negara Tanjungpinang mempunyai penerangan yang cukup, dengan memanfaatkan cahaya matahari dan lampu listrik.

C.     Kesimpulan

         Berdasarkan pembahasan, dapat disimpulkan bahwa kegiatan pemeliharaan arsip di Kantor Pengadilan Negara Tanjungpinang belum dilakukan dengan baik sesuai ketentuan kearsipan seperti : 1) pemeliharaan arsip belum terlaksana dengan baik karena pembersihan ruangan arsip masih menggunakan cara manual atau dengan memakai bulu ayam (kemoceng) dan sapu. Hal ini kurang efektif karena akan memindahkan debu dari satu tempat ketempat lainnya. Dan tidak memiliki pedoman pemeliharaan arsip mengakibatkan sebagian arsip bertumpuk dan belum terpelihara. Seperti pengaturan ruangan penyimpanan arsip belum sepenuhnya dilakukan dan belum sesuai dengan pedoman pemelihaaraan arsip yang ada ; (2) adapun kendala yang dihadapi adalah keadaan ruangan dan fasilitas masih sangat sederhana, ruangannya yang kecil untuk volume arsip yang besar belum bisa menampung arsip yang tercipta sehingga menyebabkan arsip bertumpuk. Dan jumlah tenaga arsiparis yang masih kurang dalam bidangnya, sehingga menyebabkan kegiatan pemeliharaan arsip menjadi lambat atau tidak terlaksananya kegiatan pemeliharaan arsip sesuai jadwal yang sudah ditentukan.

         Agar arsip terpelihara dengan baik dan sesuai dengan ketentuan kearsipan, maka penulis menyarankan untuk memperhatikan hal-hal sebagai berikut: (1) menanamkan arti penting arsip kepada seluruh arsiparis, pegawai, dan staf Kantor Pengadilan Negara Tanjungpinang ; (2) menyediakan ruangan penyimpan arsip yang memadai sesuai dengan kapasitas arsip yang dimiliki atau kata lain membuat ruangan yang lebih besar lagi ; (3) menyediakan tenaga ahli yang profesional dibidang kearsipan, sehingga arsip yang tercipta dapat dikelola dengan baik ; (4) perlu diadakannya pelatihan untuk arsiparis yang dapat dilakukan oleh instansi yang dapat membantu dalam menambahkan ilmu pengetahuan yang luas untuk arsiparis. Terutama untuk pengetahuan mengenai pemeliharaan arsip di Kantor Pengadilan Negara Tanjungpinang.

D.    Daftar Pustaka

E.      Abubakar, Hadi. 1991. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. Jakarta: Cahaya Aksara Agung.

F.       Daryana, Yayan, dkk.2007. Pemeliharaan Pengamanan Arsip.Jakarta: Universitas Terbuka.

G.      Ig, Wursanto. 2003. Kearsipan 1.Yogyakarta: Kanisius.

H.      Razak, Muhammadin, dkk.1992. Pelestarian Bahan Pustaka dan Arsip. Jakarta: Yayasan Ford.

k.       Sulistyo-Basuki. 1991. Pengantar kearsipan. Jakarta: Universitas terbuka, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.