Sistem akuntansi ayat jurnal berpasangan

Sistem akuntansi ayat jurnal berpasangan

Di bagian sebelumnya, kita telah belajar aturan debit dan kredit untuk mencatat transaksi dalam akun menggunakan ayat jurnal. Ketika mencatat, jumlah sisi debit selama sama dengan jumlah sisi kredit di setiap ayat jurnal. Seperti ditunjukkan di tampilan 3, persamaan debit dan kredit untuk setiap transaksi dikembangkan dalam persamaan akuntansi : aset = kewajiban+ ekuitas pemilik. Karena dua persamaan ini, sistem pencatatan transaksi dikenal dengan sistem akuntansi ayat jurnal berpasangan (double entry accounting system).

Seperti yang akan dijelaskan di sisa bab ini, sistem akuntansi ayat jurnal berpasangan merupakan alat yang sangat berguna untuk menganalisis pengaruh transaksi. Proses untuk menganalisis transaksi dengan menggunakan sistem tersebut dirangkum sebagai berikut dan digambarkan ditampilan 4.

1.     Baca dengan teliti transaksi untuk menentukan akun-akun yang terpengaruh oleh transaksi tersebut, apakah aset, kewajiban, ekuitas pemilik, pendapatan, beban, atau prive.

2.     Untuk setiap akun yang terpengaruh oleh transaksi, tentukan apakah saldo akun naik atau turun.

3.     Tentukan apakah setiap kenaikan atau penurunan perlu dicatat sebagai debit atau kredit, dengan mengikuti aturan debit dan kredit seperti yang ditunjukkan di tampilan 3.

4.     Catat transaksi dengan menggunakan ayat jurnal.

5.     Pindah bukukan (posting) ayat jurnal ke dalam akun yang sesuai di buku besar secara periodik.

6.     Siapkan daftar saldo yang belum disesuaikan pada akhir periode.

Kita telah membahas langkah 1 sampai dengan 4 di bagian sebelumnya. Di sisa bab ini, kita akan mempelajari langkah 5 dan 6.

Memindah bukukan (posting) ayat jurnal ke dalam akun

Seperti yang telah dibahas dibagian sebelumnya, suatu transaksi pertama kali dicatat dalam sebuah jurnal. Secara periodik, ayat jurnal dimasukkan ke akun yang sesuai di buku besar (langkah 5 di tampilan 4). Buku besar mencatat sejarah transaksi dalam setiap akun. Proses memindahkan debit dan kredit dari ayat jurnal ke dalam akun disebut memindah bukukan (posting). Untuk selanjutnya kita akan gunakan istilah singkat, yaitu posting.

Pada praktiknya, perusahaan menggunakan berbagai bentuk untuk mencatat ayat jurnal. Suatu perusahaan mungkin menggunakan satu jurnal untuk mencatat semua transaksi, yang kadang kala disebut jurnal dua kolom (two coloumn journal). Namun ada juga perusahaan yang menggunakan lebih dari satu jurnal. Setiap jurnal digunakan untuk mencatat jenis transaksi yang berbeda, seperti jurnal penerimaan kas atau jurnal pengeluaran kas. Jurnal-jurnal terseubt dapat menjadi bagian dari sistem akuntansi manual atau komputerisasian.

Sebagai ulasan terhadap analisis dan pencatatan transaksi dan untuk menggambarkan proses posting jurnal dalam sistem akuntansi manual, kita akan menggunakan transaksi solusi.net di bulan desember. Transaksi pertama seperti pada tanggal 1 desember.

Transaksi 1 Desember

Solusi.net membayar premi sebesar Rp.2.400.000 untuk asuransi komprehensif yang melindungi terhadap kewajiban, pencurian, dan kebakaran. Masa perlindungan polis asuransi adalah satu tahun.

Analisis

Ketika membeli asuransi untuk melindungi kendaraan terhadap kerugian akibat kecelakaan atau kehilangan, kita biasanya diharuskan untuk membayar premi asuransi dimuka. Hal ini mirip dengan transaksi solusi.net. pembayaran beban di muka, seperti asuransi adalah beban dibayar dimuka, yang termasuk dalam aset. Untuk solusi.net aset yang diperoleh atas pembayaran kas adalah perlindungan asuransi untuk jangka waktu 12 bulan. Aset asuransi dibayar dimuka meningkat dan didebit sebesar Rp.2.400.000. aset kas turun dan dikredit sebesar Rp.2.400.000. pencatatan dan posting transaksi ini ditunjukkan ditampilan 5.

Perlu diperhatikan bahwa tanggal transaksi dicatat di jurnal. Ayat jurnal juga harus diberi penjelasan, misalnya pembayaran untuk premi asuransi. Penjelasan yang diberikan harus singkat. Untuk transaksi yang tidak biasa dan kompleks, seperti perjanjian sewa jangka panjang, penjelasan ayat jurnal dapat meliputi refensi nomor perjanjian sewa atau dokumen bisnis lainnya agar memudahkan pencarian ke bukti transaksi jika suatu saat diperlukan.

Anda akan melihat bahwa bentuk akun T tidak digunakan dalam ilustrasi di sini. Meskipun akun T secara jelas memisahkan ayat jurnal debit dan kredit, pada praktiknya, akun T biasanya telah digantikan oleh bentuk standard seperti ditunjukkan ditampilan 5. Debit dan kredit untuk setiap ayat jurnal diposting ke dalam akun dengan urutan sesuai pencatatannya dalam jurnal. Sebagai gambaran, ayat jurnal debit 1 Desember diposting ke akun pembayaran dimuka ditampilan 5 dengan mengikuti 4 langkah berikut:

Langkah 1
tanggal transaksi (1 Desember) dimasukkan ke dalam kolom tanggal pada asuransi dibayar dimuka,

Langkah 2
jumlah (Rp.2.400.000) dimasukan kedalam kolom debit pada asuransi dibayar dimuka,

Langkah 3
nomor halaman jurnal (2) dimasukkan kedalam kolom referensi posting (ref.post) pada jurnal.

Langkah 4
nomor akun (1 5) dimasukkan kedalam kolom referensi posting (ref.post) pada jurnal.

Seperti ditunjukkan ditampilan 5, porsi ayat jurnal kredit 1 Desember diposting ke akun kas dengan cara yang sama.

Sisa transaksi solusi.net di bulan desember dianalisis dibagian berikutnya. Transaksi ini diposting ke buku besar ditampilan 6 yang akan ditunjukkan nanti. Untuk menyederhanakan dan mengurangi pengulangan, beberapa transaksi desember dinyatakan dalam bentuk rangkuman. Sebagai contoh, kas diterima untuk jasa biasanya dicatat harian. Tapi dalam contoh ini, hanya jumlah rangkuman yang dicatat pada pertengahan dan akhir bulan. Begitu juga, semua akun pendapatan honor selama bulan Desember dicatat pada pertengahan dan akhir bulan. Pada praktik sesungguhnya dibanyak perusahaan, masing masing pendapatan dicatat secara terpisah.